Tổ chức sự kiện là một trong những khâu quan trọng về mặt truyền thông của mỗi doanh nghiệp. Dù lớn hay nhỏ, đây cũng là một mảng không thể thiếu trong việc quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu, từ đó trực tiếp tăng doanh số bán hàng. Để đạt được mục đích mong muốn, hoạt động này thường được tổ chức ở những nơi đông người như tại các siêu thị, trung tâm thương mại,...Vậy làm thế nào để dự trù kinh phí khi tổ chức một sự kiện? Cùng theo dõi trong bài viết sau đây để biết thêm chi tiết!

Kinh phí thi công sự kiện siêu thị gồm những gì?

Bất kỳ sự kiện nào cũng cần một bảng kinh phí thi công sự kiện siêu thị chi tiết về chi tiêu. Việc này không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của quý công ty mà còn giúp công việc được tiến hành rõ ràng, dễ dàng hơn.

Trong một buổi tổ chức sự kiện, có ba nguồn kinh phí mà bạn cần lưu ý gồm:

• Chi phí đặt cọc

• Chi phí cho bảo hiểm

• Chi phí cho bãi đỗ xe

Việc xác định rõ ràng các chi phí có thể phát sinh trong sự kiện là bước đầu quan trọng trong tổ chức sự kiện. Nhờ có bước này, các bước tiếp theo mới có thể tiến hành trơn tru hơn.

Vì sao cần lập bảng dự trù kinh phí khi thi công sự kiện siêu thị?

Bảng dự trù kinh phí thi công sự kiện siêu thị là bảng liệt kê toàn bộ các khoản chi dự kiến cần trong sự kiện đó. Các khoản này được liệt kê chi tiết, rõ ràng. Góp phần hạn chế các rủi ro trong quá trình chuẩn bị như chi tiêu quá nhiều, hay lúc làm mới thấy không đủ kinh phí. Đồng thời, củng cố hình ảnh chuyên nghiệp của công ty trong mắt khách hàng.

Các bước lập bảng sự trù kinh phí cho sự kiện 

Sau đây sẽ là các bước cần thiết để lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện. Công việc này khá khó đối với người mới, nên cần cẩn thận, tỉ mỉ và làm lại nhiều lần. Hoặc, nếu người quen của bạn có kinh nghiệm trong việc này, dừng ngần ngại học hỏi từ họ và nhận về những lời khuyên hữu ích.

• Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Và Những Điều Doanh Nghiệp Cần Biết

Bước 1. Nghiên cứu kế hoạch tổ chức sự kiện

Bản kế hoạch sự kiện là nơi cung cấp cho bạn toàn bộ thông tin cần biết về sự kiện đó. Nghiên cứu kỹ nội dung và hiểu rõ bản kế hoạch giúp bạn liệt kê được các hạng mục. Từ đó đưa ra kinh phí và ngân sách hợp lý, tránh những sự cố phát sinh trong sự kiện.

Việc này không bao giờ là thừa, dù đó là sự kiện lớn hay nhỏ. Sai lầm trong bước này có thể gây tốn kém thêm về mặt tiền của và ảnh hưởng đến sự vận hành trơn tru của sự kiện.

Bước 2. Tổng hợp, liệt kê toàn bộ hạng mục

Sau khi nghiên cứu và nắm rõ thông tinh về sự kiện, chúng ta sẽ bắt đầu liệt kê các mục cần thiết. Bước này sẽ tốn kha khá thời gian của bạn, vì bạn cần liệt kê chi tiết các hạng mục. Điều này giúp tránh gây sai sót trong quá trình diễn ra sự kiện, sự thiếu hụt về ngân sách cũng như có thể giải quyết sự cố dễ dàng hơn nếu có.

Bước 3. Lập danh sách

Thực tế, không có nhiều sự kiện diễn ra mà bám sát kịch bản từ đầu đến cuối. Số lượng hạng mục sẽ tỉ lệ thuận với chi phí phát sinh. Nghĩa là càng nhiều hạng mục, càng nhiều kinh phí mà bạn cần bỏ ra để lo cho các sự cố.

Khi lập danh sách, bạn cũng nên lường trước các tình huống có thể xảy ra và đưa ra cách xử lý phù hợp cho từng tình huống. Các tính toán kỹ lưỡng, bạn càng tự tin hơn khi bắt tay vào thực hiện.

Bước 4.Tính toán chi phí phát sinh, hoàn thành bảng dự trù

Tuy nhiên, dù đã tính toán kỹ lưỡng, nhưng bạn vẫn nên thêm khoảng 5% - 10% cho các chi phí phát sinh thêm. Sau đó, tính tổng chi phí và hoàn thành bảng dự trù, để có thể thiết lập ngân sách hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất có thể.

Nên lưu bảng dự trù này dưới dạng file excel hoặc word. Và bạn có thể gửi nó cho quản lý, lãnh đạo hoặc khách hàng nếu được yêu cầu.

Bước 5. Kiểm tra lại bảng kinh phí thi công sự kiện siêu thị

Thêm một bước quan trọng trước khi đi vào làm chi tiết. Tham khảo, kiểm tra lại toàn bộ hạng mục và chi phí dự kiến và đưa ra các điều chỉnh và lựa chọn tối ưu hơn. 

Nếu bạn còn đang phân vân nên chọn đơn vị nào thì công ty MT-PRODUCTION sẽ là lựa chọn không thể tốt hơn. Đây là một đơn vị có thâm niên lâu năm trong nghề. Đem đến nhiều sản phẩm chất lượng.