7 lưu ý giúp tiết kiệm chi phí tổ chức sự kiện

Khi tổ chức sự kiện điều đầu tiên mà các doanh nghiệp quan tâm đó chính là chi phí. Thông thường, các khách hàng thường yêu cầu chúng ta "chi phí tiết kiệm - nhưng hiệu quả lại tối đa". Như vậy bên cạnh sự chuyên nghiệp thì các công ty tổ chức sự kiện cần chứng minh cho khách hàng thấy rằng mình có những giải pháp hiệu quả. Cùng MT-PRODUCTION điểm qua 7 lưu ý nhỏ ngay sau đây nhé:

1. Xác định rõ ràng kế hoạch, nhu cầu của khách hàng

Bạn cần phải hiểu khách hàng cần gì, muốn gì, hạng mục nào cần thiết cho event? Cái nào có thể sản xuất được, cái nào phải thuê... Từ đó giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí mua bán từ đó chi phí sản xuất sẽ giảm thiểu.

Và đương nhiên, 1 kế hoạch thay đổi liên tục, quản trị rủi ro kém sẽ khiến phát sinh nhiều khoản chi phí. Những hạng mục đã sản xuất và mua bán thì không được sử dụng. Mà phải sử dụng với chi phí phát sinh cao làm chi phí tổ chức sự kiện tăng.

Đối với việc thi công sự kiện nói chung và thi công sự kiện siêu thị nói riêng thì các doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về các hạng mục cần chi cho một sự kiện. Để từ đó có thể tiết kiệm được những khoản chi phù hợp cho doanh nghiệp.

2. Đảm bảo tiến độ thực hiện:

Một quy trình chuyên nghiệp với những giải pháp thi công thông minh sẽ giúp tiết kiệm tối đa chi phí.

Tiến độ ảnh hưởng tới khá nhiều yếu tố như tồn kho nguyên vật liệt, ngày công thợ... Cho nên khi sự kiện được tổ chức đúng tiến độ các chi phí sẽ không bị phát sinh.

3. Kiểm soát hệ thống nhà thầu

Đa phần những công ty event chỉ tập trung 1 số hệ thống trang thiết bị chuyên biệt. Điều này giúp doanh nghiệp giảm được các chi phí lưu kho, khấu hao. Song nếu thực hiện dự án lớn thì họ cần phải thuê lại các đơn vị khác.

Việc xây dựng mối quan hệ chiến lược với nhà thầu phụ sẽ giúp doanh nghiệp có được mức giá hợp lý cũng như giảm thiểu rủi ro.

4. Giám sát chặt chẽ quá trình triển khai sự kiện

Quản lý dự án là người hiểu rõ nhất quy trình thực hiện event họ đang phụ trách. Từ đó có trách nhiệm kiểm soát, không để thất thoát và lãng phí, giúp giảm thiểu chi phí tổ chức sự kiện.

5. Xã hội hoá và kết hợp nhiều mục tiêu trong event

Bản chất của sự kiện là quảng cáo với mục tiêu giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ của doanh nghiệp đến với công chúng.

Nếu người quản lý có đủ năng lực, biết kết hợp thêm các mục tiêu, nhiều công việc sẽ giúp tăng hiệu quả công việc.

6. Lựa chọn một chuyên gia quản lý event có năng lực và có tâm

Một chuyên gia event bên cạnh kinh nghiệm thì họ cần có 1 cái tâm. Họ cần biết đặt mình vào vị trí của khách hàng, hiểu họ muốn gì? Đồng thời, chuyên gia quản lý event phải biết điều gì thích hợp, điều gì chưa cần thiết đối với sự kiện của khách hàng. Và đặc biệt họ có trách nhiệm với chính công ty mà họ làm việc, biết cách tiết kiệm nhất các chi phí đầu vào để tạo ra lợi nhuận tối đa.

7. Tận dụng lao động thời vụ

Sử dụng các lao động thời vụ được xem là một cách thông minh để tiết kiệm chi phí. Tạo ra môi trường thực tập lý tưởng. Theo đó, bạn có thể liên kết với các trung tâm đào tạo để tận dụng tối đa nguồn nhân lực được đào tạo bài bản mà chi phí rất thấp.

MT-PRODUCTION với niềm đam mê, sáng tạo và nhiệt huyết trong nghề. Chúng tôi đã có hơn 25 năm kinh nghiệm Tổ chức sự kiện, Event với quy mô lớn, vừa và nhỏ với nhiều lĩnh vực, ngành nghề và mục đích khác nhau. Chúng tôi chuyên tổ chức thi công sự kiện siêu thị, trang trí lễ hội tại các trung tâm thượng mại,... Luôn sẵn sàng mang đến những ý tưởng mới nhất, ấn tượng nhất cho một sự kiện mà quý khách hàng muốn tổ chức.

MT-PRODUCTION mang đến những chiến lược Marketing hoàn hảo cho doanh nghiệp với các lĩnh vực Thi công gian hàng hội chợ triển lãm - Thi công sự kiện siêu thị - Thi công nội thất siêu thị điện máy,.. Với những ý tưởng thiết kế độc đáo, đội ngũ Thợ thi công chuyên nghiệp, tỉ mỉ cùng gói Dịch vụ chất lượng với mức giá hấp dẫn nhất. Chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng quý doanh nghiệp!

CÔNG TY TNHH MT-PRODUCTION

Địa chỉ: 9C1/9 Hà Huy Giáp - khu dân cư Vĩnh Tân, Khu phố 3 - phường Thạnh Lộc - Quận 12 - Tp.HCM

Hotline: (028) 2250 8557

Email: minh@mt-production.com

Website: mt-production.com.vn