Rủi Ro Khi Tổ Chức Sự Kiện Hội Chợ Triển Lãm

Tổ chức sự kiện nói chung và sự kiện Hội chợ triển lãm nói riêng đều là một trong những công cụ marketing quan trọng, giúp doanh nghiệp quảng bá cho thương hiệu và sản phẩm của mình. Sự kiện cũng là kênh hiệu quả để các doanh nghiệp, doanh nhân kết nối, gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với khách hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, báo chí, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường mối quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Thoạt nhìn công việc tổ chức sự kiện có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện đòi hỏi rất nhiều yếu tố. Mỗi sự kiện được xem như là một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Mỗi mảnh ghép nếu không được chuẩn bị kỹ lưỡng cũng có thể làm hỏng toàn bộ bức tranh.

Do đó, để có được những mảnh ghép hoàn hảo tạo nên thành công của sự kiện, người làm sự kiện luôn cần phải học hỏi và cập nhật những kinh nghiệm và rủi ro để có phương án chuẩn bị tốt nhất.

Những rủi ro dễ mắc phải khi tổ chức sự kiện

1. Rủi ro về tài chính

Thiếu kinh phí, điều kiện để thực hiện ý tưởng, kịch bản chung có thể biết được trước. Nếu đã có sự chuẩn bị về tài chính, nhưng số lượng người tham dự không được tính toán trước cũng sẽ gây ra những sự cố ngoài ý muốn. Số người đến quá ít, hoặc đông quá so với dự tính cũng cần phải được lường trước.

2. Địa điểm tổ chức

Việc lựa chọn ra được một địa điểm sự kiện phù hợp với các tiêu chí như: vị trí, quy mô, không gian, sức chứa tối đa, cơ sở vật chất,...giúp đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Xảy ra bất kỳ sự cố trong những tiêu chí đặt ra từ trước sẽ giúp chúng ta ứng phó được kịp thời hơn.

3. Thời gian diễn ra

Chọn được một thời điểm thích hợp để tổ chức sự kiện cũng rất quan trọng. Tránh những ngày thường bận rộn, ít người đến tham dự được. Và cũng tránh những sự kiện quan trọng khác có ảnh hưởng đến mức nhận biết của sự kiện. Hoặc trong khi diễn ra sự kiện, thời gian các tiết mục bị kéo dài quá mức, gây quá thời gian quy định, hay khi còn dư quá nhiều thời gian của chương trình. Điều này cũng cần phải được dự đoán trước và sắp xếp sẵn biện pháp xử lý hoặc tiết mục lấp trống.

4. Vấn đề thời tiết ngoài ý muốn

Vấn đề thời tiết là trường hợp không thể nào thay đổi được. Và rất dễ bắt gặp những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Điều bạn có thể làm đó là liệt kê ra những ảnh hưởng xấu nhất của các vấn đề thời tiết để có biện pháp xử lý, thay thế phù hợp.

5. Sự cố về thiết bị trong sự kiện

Để hạn chế những trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra bất ngờ, việc kiểm tra lại chúng một cách kỹ càng là điều cần thiết. Không chỉ cần phải kiểm tra các thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn chiếu...mà bạn còn cần phải xem xét lại vấn đề nguồn điện, vị trí lắp đặt,...đảm bảo sự an toàn nhất cho người tham gia và cho toàn bộ sự kiện.

6. Nguy cơ xảy ra cháy nổ

. Hãy đảm bảo rằng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các thiết bị chữa cháy đều được xuất hiện ở trong tầm mắt bạn. Việc sắp xếp người hướng dẫn lối thoát hiểm cũng thật sự cần thiết. Và chắc chắn bạn đã có thông tin liên hệ đội phòng cháy chữa cháy gần nhất.

MT-PRODUCTION – Công Ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Tphcm luôn đồng hành cùng các đơn vị doanh nghiệp có nhu cầu về tổ chức sự kiện, trang trí lễ hội, thi công sự kiện siêu thị,…. Tại MT-PRODUCTION, chúng tôi luôn có những ý tưởng sáng tạo trong tổ chức sự kiện, nâng tầm thương hiệu của Quý doanh nghiệp và hướng đến mục tiêu phát triển lâu dài với khách hàng, đối tác trong tương lai. Chúng tôi đảm bảo về sự kiện thành công, những giải pháp tổ chức sự kiện và tránh được những rủi ro có thể xảy ra trong suốt buổi sự kiện. Chọn MT-PRODUCTION cam kết bạn sẽ hài lòng.

CÔNG TY TNHH MT-PRODUCTION

Văn Phòng: 9C1/9 Hà Huy Giáp - khu dân cư Vĩnh Tân, Khu phố 3 - phường Thạnh Lộc - Quận 12 - Tp.HCM

Xưởng sản xuất: 54/2 - Phan Văn Hớn - Bà Điểm - Huyện Hóc Môn - Tp.HCM

Điện thoại: (028) 2250 8557

Email: minh@mt-production.com

Website: mt-production.com.vn

Bạn tham khảo thêm